好用的合同管理系統從應用看全局

好用的共好合同管理系統需要具備了基本功能包括100％的可視性、流程效率、消除惡意支出以及可幫助你提高利潤的解決方案。你選擇的支出管理或合同管理系統解決方案應滿足這些關鍵需求。

此外，請確保你投資的解決方案具有考慮可變因素的特性，比如企業規模、行業類型和現有技術堆棧等。

好用的合同管理系統擴展視野：

1、移動且易于使用的界面

簡單易用的界面的重要性怎么強調都不過分。在培訓或使團隊適應過于復雜的平臺上花費的時間（和金錢）永遠無法收回。你的合同管理系統必須遵循“少即是多”的原則。簡化的軟件步驟意味著在各個級別的員工上崗速度更快，過渡更加流暢，不會妨礙組織的日常運營。

企業應以需要最少最終用戶培訓的解決方案為目標。你的采購軟件應該很容易操作； 任何復雜的事情都會花費你的時間和資源。用戶的采用對于任何支出管理技術投資的成功都是至關重要的。選擇一個可提供移動性、簡單性并與你當前運營無縫集成的平臺。

 

2、供應商管理

你的合同管理系統應具有供應商準入功能，確保僅在已審批的供應商處進行采購。通過向提供最佳價值的合同供應商采購，推動管理下的支出。通過充分利用數據及協商更優惠的數量和提前結算折扣來提高你的購買力。

 

3、全面溝通

企業內部溝通對于準確了解采購過程中發生的事情至關重要。 你的軟件應提供合規性檢查和工具，以自動電子郵件通知和實時應用內提醒通過多設備移動性來提高采購審批率。

選擇可提高透明度并提醒相關關系人交易活動的軟件。一個有效的合同管理系統解決方案可為采購團隊、用戶和經理提供全面的可見性，并授權他們做出明智的支出決策。整個過程應簡單、集中、可追溯且可進行全面審核，并在前端提供有能力的客戶支持。

 

4、可審核性和風險管理

好用的合同管理系統軟件可提高可審核性。確保提供解決方案，該解決方案提供帶有詳細的交易和用戶活動以及日期和時間戳的審計跟蹤。這種透明性促進了問責制——改變消費行為的強大驅動力。

通過部署合同管理系統解決方案，在產生任何費用之前量化風險，讓你深入了解支出的潛在影響，從而減輕交易中的風險。

 

5、預算洞察力和控制力

預算可見性使用戶能夠做出明智的購買決定。你的合同管理系統應為授權人員提供實時數據訪問權限，并能夠報告預算與實際情況。

你選擇的工具應能根據預算跟蹤所有支出和項目，并通過儀表板洞察可用和已承諾的支出來推動預算控制。

 

6、過程節省時間的自動化

任何采購解決方案的基石——自動化驅動的效率和價值實現時間。你的解決方案應該自動化工作流程，提高準確性，減少人為錯誤并騰出寶貴的時間來專注于更具戰略意義的計劃。 使用合同管理系統技術，你可以大大縮短采購周期并減輕AP團隊的負擔。

 

7、系統符合策略

通過在合同管理系統中配置你的支出策略來保護營運資金。你的解決方案應積極管理策略合規性，以進一步增強可審計性，并提供維持利潤所需的內部控制。

 

8、強大的審批工作流

配置工作流不需要任何額外的時間或金錢。工作流應該是自動化的，具有多級升級，并且終端用戶不需要手動參與。你的采購工作流必須向審批者提供提醒和電子郵件通知，以促進采取措施并標記潛在風險。

借助高效的審批工作流程系統，你審批采購訂單的時間將大大減少，因為該過程是完全自動化且無風險的，從而節省了你的時間、金錢和資源。

 

9、軟件可視性和商業智能

合同管理系統部署的主要目標是按支出類別獲得支出的可見性。分析及報告歷史數據和實時數據的能力是了解企業如何花錢以及在何處削減成本的關鍵。在任何一流的合同管理系統解決方案中，商業智能都是一個關鍵功能

 

10、產品清單和外部線上供應商目錄集成

通過集成產品清單和外部線上供應商目錄，簡化企業采購并獲得僅針對企業的批量折扣。在合同管理系統解決方案中部署一個線上獲取供應商目錄的流程并訪問在線市場的解決方案。你可以利用系統的審批工作流和合同管理系統訂單功能來獲得快速、安全和熟悉的在線購物體驗。

此外，托管來自已審批供應商的內部目錄的能力使你的員工可以訪問授權的商品和服務，并可以向訂約供應商支付費用。