公司合同檔案管理辦法-推薦

逐步實現(xiàn)公司合同管理工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，，為進(jìn)一步規(guī)范合同文檔管理工作，提高合同管理水平，特制定本辦法。

一、合同檔案是公司在業(yè)務(wù)經(jīng)營中形成的各種協(xié)議、合同文本。
二、合同檔案管理原則

1、辦公室應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織、整理、保管公司所有合同文檔，并負(fù)責(zé)監(jiān)督指導(dǎo)各部門的合同管理工作。

2、合同檔案實行公司辦公室集中統(tǒng)一管理，以確保檔案的完整、完全和有效利用。

3、需以公司名義訂立各種履約性質(zhì)的協(xié)議、文件的部門，為合同承辦部門，承辦部門應(yīng)根據(jù)合同項目需要指定承辦人，試用期內(nèi)員工不得作承辦人。
三、合同檔案管理-合同文檔的管理辦法

1、合同文檔以部門名稱結(jié)合簽署日期年月份進(jìn)行分類編號。

2、合同編號規(guī)則：承辦部門名稱首字母－合同簽署年、月份（6位）－順序號（3位）。

3、公司分管領(lǐng)導(dǎo)對合同訂立、履行、變更、解除全過程進(jìn)行監(jiān)督。

4、合同管理實行承辦部門負(fù)責(zé)制度，承辦部門對合同訂立、履行全過程負(fù)全部責(zé)任。承辦部門負(fù)責(zé)人為第一責(zé)任人，承辦人為直接責(zé)任人。

5、公司內(nèi)各職能部門一律不得以個人名義對外發(fā)出要約，作出承諾，簽訂合同或具有履約性質(zhì)的書面文件。

6、辦公室要加強對合同檔案的統(tǒng)計工作，要以原始記錄為依據(jù)，編制合同統(tǒng)計清單，以有效開展合同文檔的查詢、利用工作。

7、合同承辦部門和財務(wù)部應(yīng)分別建立合同臺賬，實行履行跟蹤報告責(zé)任制，合同履行及原始資料必須由辦公室保管，承辦部門只留存復(fù)印件。

8、可以保存的合同文檔每年清理核對N次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時處理，并追究相關(guān)人員責(zé)任；對超過x年以上的已履行完畢的合同協(xié)議，由辦公室、財務(wù)部甄別并予以歸案。

9、部門員工可到辦公室查閱合同文檔，確因工作需要須借出查閱，須進(jìn)行登記，由辦公室辦理相關(guān)借閱手續(xù)，以復(fù)印件借出。合同原件無特殊情況不得外借。

10、借閱人不得涂改、偽造、撕毀合同檔案材料，違者視情節(jié)予以處罰。

11、合同文檔的保存條件有防火、防潮、防有害生物等措施，以確保合同文檔的安全。

12、合同文檔的密級為機密，任何人不得擅自將合同對外公開，違者視情節(jié)予以處罰。

13、已簽署的合同應(yīng)明確支付方式及付款時間，并交予財務(wù)部及時催、付款。
四、合同檔案管理-合同文檔的移交

1、各部門在正式簽署合同后，須在一周內(nèi)將合同正本原件移交辦公室存檔。

2、合同文檔移交時，必須編制合同移交清單并當(dāng)面清點。以雙方簽字認(rèn)可后方可完成交接手續(xù)。

3、移交的合同文檔必須注明合同編號并保證齊全、完整，必須層次分明，符合其形成規(guī)律。倘若合同發(fā)生變更，則合同編號不予改變。
五、合同檔案管理-合同臺賬管理

1、以公司名義簽訂的合同，均應(yīng)由合同經(jīng)辦部門建立合同臺賬，并同時向辦公室備案，涉及到款項收付的還應(yīng)同時向財務(wù)部備案。備案是指合同經(jīng)辦人將合同臺賬、經(jīng)辦人簽字確認(rèn)無誤的合同提交相關(guān)部門。

2、合同經(jīng)辦人員及部門應(yīng)在合同簽訂生效后x日內(nèi)建立合同臺賬并按規(guī)定履行備案、移交手續(xù)。

3、合同臺賬采用表格式，一份合同填寫一張表格，建立一份檔案。

4、合同臺帳應(yīng)包括以下內(nèi)容：

1）合同名稱；

2）合同主體；

3）合同內(nèi)容（主要包括合同總價款、付款方式、付款時間、違約責(zé)任、糾紛解決方式、對方聯(lián)系人及聯(lián)系方式及其他須注明的事項）；

4）合同履行情況（合同履行的進(jìn)度、合同履行完畢的時間）；

5）備注（有無違約、爭議、訴訟、合同變更、無效、所附資料等情況）

6）其他應(yīng)當(dāng)記載的重要內(nèi)容。

5、合同臺賬應(yīng)附以下資料：

1）合同文本；

2）對方加蓋公章的企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照等對方應(yīng)提供的資料的復(fù)印件；自然人身份證復(fù)印件；

3）對方委托代理人授權(quán)委托書及代理人身份證明；

4）補充合同、會議紀(jì)要、往來函電；

5）其他與合同有關(guān)的重要資料。

6、合同臺賬管理人員、辦公室合同管理人員、財務(wù)人員，有權(quán)對備案合同及所附資料進(jìn)行審查，發(fā)現(xiàn)程序不符、內(nèi)容有誤或資料不全等問題時，應(yīng)及時要求合同經(jīng)辦人員采取措施予以糾正或補充資料，以保證合同的簽訂和履行合法有效

7、合同履行過程中發(fā)生變更、中止等情形的，合同經(jīng)辦人應(yīng)及時在合同臺賬表備注欄中予以注明，并報辦公室備案。如涉及到合同價款收付條款變更，同時報財務(wù)部備案。